Teilnehmermanagement für Livestreams

Teilnehmermanagement für Livestreams ist ein Stützpfeiler guter Streams.

Inhaltsverzeichnis

Lesezeit: 4 Minuten

Die Nadel im Heuhaufen ist ein gutes Bild für den derzeitigen Markt rund um Livestreaming. Nutzen Sie keinen All-round Dienstleister, haben Sie die Qual der Wahl. Konferenzsoftware wie Zoom, Microsoft Teams, BigBlueButton oder GoToMeeting stehen auf der einen Seite. Auf der anderen Seite erweitern Anbieter wie Cvent, Guest-One oder Eventmobi Ihr Livestream-Leben. (Mehr dazu gibt es auch in unserem Artikel über Konferenzsoftware vs. Livestream).


Und nun? Sie haben 1.000 Optionen, 500 Funktionen, 300 Gadgets und am Ende…keine Ahnung, was wichtig ist. Werfen Sie Ihre Perspektive über Bord und setzen Sie die Teilnehmerbrille auf. Die wollen sich nicht ständig umgewöhnen. Sie wollen sich nicht immer registrieren oder einloggen und haben kein Interesse die zwanzigste Plattform zu nutzen. Was fehlt? Eine Plattform, die alles vereint. Unternehmen A führt den Livestream mit Software B aus. Firma C nutzt Plattform D und Abteilungsleiter E hält Tool F für unglaublich gut. Und der Teilnehmer?


Aus seiner Perspektive erkennen Sie, dass nicht Funktionen, Tools und Optionen wichtig sind für die Wahl der Plattform. Teilnehmer wollen es einfach – nicht kompliziert. Das geht, wenn Sie wissen, wer Ihre Teilnehmer sind: Dank professionellem Teilnehmermanagement für Livestreams.

Die Perspektive der Teilnehmer – Fragen Sie sich:

  • Was ist das Format meines Streams?

  • Welches Ziel verfolge ich?

  • Wer sind die Teilnehmer und wie technikaffin sind sie?

  • Woran scheitern meine Teilnehmer?

  • Wie flexibel ist die genutzte Plattform?

  • Wie viel Interaktion brauche ich und wer kümmert sich darum?

  • Welche Vorlaufzeit habe ich?

  • Wie viel Budget habe ich?

  • Benötige ich technischen Support in meiner Zoom oder Teams-Konferenz?
Teilnehmer scheitern auch beim Registrieren.
Teilnehmer scheitern auch beim Registrieren.

Teilnehmer scheitern beim Registrieren

Plakativ, oder? Wenn Teilnehmer nicht an der Registrierung scheitern, haben sie vielleicht keine Lust sich zu registrieren. Für Sie – als datensammelnder Veranstalter – ist es super, viel über Ihre Teilnehmer zu wissen. Diese sehen das anders. Eine Option, beiden Seiten gerecht zu werden, ist, dass Sie individuelle Links verschicken. Und Achtung! Denken Sie an Bestätigung. Wenn sich ein Teilnehmer schon registriert, braucht er keine Fragezeichen. Bestätigen Sie jeden Punkt im Prozess, sodass dem Teilnehmer klar ist, dass alles klappte.

Über die Flexibilität der Plattform bezüglich Teilnehmer

In einer idealen Welt sind Sie eine Woche vor dem Stream mit allem fertig. Sie wissen, was passiert, wer teilnimmt und legen sich für die nächsten sieben Tage auf die faule Haut. Pustekuchen. Ihre Plattform braucht ein integriertes Teilnehmermanagement. Rechnen Sie mit kurzfristigen Anmeldungen, Abmeldungen und Nachmeldungen. Gehen Sie davon aus, dass was schiefläuft auf Seiten der Teilnehmer und Sie erst kurz vorher eine Lösung finden. Diese bietet Ihnen die Plattform bestenfalls intuitiv (das sind übrigens Aufgaben von Allround-Dienstleistern wie – Sie ahnen es – uns Pionieren).

Gadgets, Tools, Interaktive Elemente

Mit den richtigen Werkzeugen und Tools für Livestreams werten Sie Ihr online Event auf. Teilnehmer lieben Chats, Umfragen und Co. Aber…wer managt das auf Ihrer Seite? Wie gehen Sie mit Rederechten um? Wer entscheidet, wann wer redet? Wie verarbeiten Sie Ergebnisse aus Umfragen? Lenkt ein Chat vom Thema ab? Fragen über Fragen und wir haben die Antwort: Entweder Sie verzichten auf solche Tools oder planen ihren Einsatz. Sonst flitzen Ihnen die Teilnehmer davon – geistig wie physisch.

Zeit, Vorlauf und Budget

Für das Thema dieses Artikels ist das nicht relevant. Sie wissen, dass ein Livestream Vorlaufzeit und Budget braucht. Die Frage ist, ob Sie eigene Ressourcen aufwenden oder einen Streaming-Dienstleister zurate ziehen. Aber das ist eine andere Geschichte. Zurück zum Thema.

Teilnehmermanagement bringt am Ende: Qualität!
Teilnehmermanagement bringt am Ende: Qualität!

Was bringt Teilnehmermanagement für Livestreams?

Planbarkeit und Ordnung

Sie ordnen und planen Ihren Stream besser. Sie wissen, wie viele Teilnehmer online zuschauen (und bei hybriden Events vor Ort sind). Stellen Sie sich vor, Sie planen ohne Teilnehmermanagement mit BigBlueButton und plötzlich sind 100 Leute im Stream. Wie sieht es da aus mit den Rederechten? Wann sagt wer was? Und…wie managen Sie das? Nein…viel besser ist, wenn Sie wissen, wer teilnimmt.

Teilnehmer professionell führen

Teilnehmermanagement für Livestreams erlaubt Ihnen von Anfang bis Ende Ihre Teilnehmer zu führen. Das beginnt bei der Einladung, geht über eine mehrstufige Kommunikation bis hin zur Teilnahme. Je mehr Sie personalisieren, umso individueller fühlen sich Teilnehmer angesprochen. Aus ihrer Perspektive ist dieses professionelle Hinführen zum Livestream ein Qualitätsmerkmal.

Nur relevante Teilnehmer

Durch Ihr Teilnehmermanagement sichern Sie (im Rahmen der Plattform), dass nur berechtigte Personen teilnehmen. Was bringt es Ihnen, wenn Sie breit streuen, viel Zeit und Budget investieren, aber am Ende die „Falschen“ zuschauen?

Inhaltliche Planung

Wissen Sie, wer teilnimmt, wissen Sie auch, wie Sie den Livestream inhaltlich planen. Bei 10 Teilnehmern brauchen Sie keine Breakout-Räume oder Workshop-Sessions. Denken Sie dafür bei 100 Teilnehmern über interaktive Elemente nach. Und so weiter. Sie planen den Inhalt nur, wenn sie wissen, wer mitmacht.

Zahlungsabwicklung und Rechnung

Führen Sie einen kostenpflichtigen Stream durch, wollen Teilnehmer eventuell eine Rechnung. Diese passen Sie an, ändern oder stornieren sie. Je einfacher das für Sie ist, umso besser ist die Plattform – gerade, wenn viele Teilnehmer dabei sind.

Dokumentation und Analyse

Controller lieben es, Marketing Controller umso mehr – Analyse und Dokumentation. So müßig und aufwendig das erscheinen mag, so sinnvoll ist es für die Erfolgsauswertung. Je sinnvoller Ihr Teilnehmermanagement organisiert ist, umso einfacher fallen Ihnen diese beiden Aspekte.

Teilnehmermanagement ist Stützpfeiler eines guten Livestreams.
Teilnehmermanagement ist Stützpfeiler eines guten Livestreams.

Alles basiert auf dem Teilnehmermanagement

Teilnehmermanagement für Livestreams ist ein Stützpfeiler eines guten Streams. Auf Basis Ihrer Teilnehmer entscheiden Sie über  Plattform, Inhalte und Durchführung. Wenn Sie wissen, wen Sie erreichen wollen, erreichen Sie diese Zielgruppe optimal. Ihr Ziel ist, dass die Customer Journey des Teilnehmers ohne Hürden und perfekt verläuft. Und…über Datenschutz und Urheberrecht sprechen wir gar nicht erst.

Topp 8 Aspekte rund um Teilnehmermanagement

  • Wollen Sie alles selbst machen? Nutzen Sie die richtige Plattform.
  • Brauchen Sie Full-Service? Fragen Sie die Pioniere.
  • Teilweise selbst / teilweise Service? Fragen Sie die Pioniere.
  • Wählen Sie die Tools, die zum Streamingformat passen.
  • Kennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer.
  • Realisieren Sie eine Customer Journey ohne Brüche.
  • Zeigen Sie relevante Inhalte.
  • Mit der Einladung beginnt Ihr Livestream.

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