Wie organisiere ich eine hybride Konferenz?

So organisieren Sie eine hybride Konferenz.

Inhaltsverzeichnis

Lesezeit: 4 Minuten

Sie planen eine hybride Konferenz – gleichzeitig vor Ort und live im Internet. Lesen Sie hier alles über den Teil mit dem Internet. Es ist kein Hexenwerk, solange Sie einige Aspekte beachten. Sie wollen schließlich nicht, dass Ihre Zuschauer schlafen vor dem Bildschirm. Los geht’s!

Was Sie für eine hybride Konferenz brauchen

  • Sie brauchen Grafiken wie Logos und Bauchbinden.
  • Zudem benötigen Sie Texte wie Name und Position der Redner.
  • Sie brauchen Töne wie Jingles, Sounds und Musik.
  • Denken Sie nach über Videos für den Vor- und den Abspann.
  • Sie brauchen die Präsentationen der Redner.
  • Sie brauchen Platz für Team und Technik (oder Sie streamen aus dem Studio).
  • Wir brauchen einen Zugang zum Internet – am besten über LAN.
  • Sie brauchen Chat, Formulare oder Umfragen, um mit Zuschauern zu interagieren.
  • Denken Sie daran, wie Sie Zuschauer einladen.
  • Überlegen Sie, ob Sie die Konferenz mit einem Passwort schützen.
  • Denken Sie an die Anzahl an Kameras (wir beraten Sie).
  • Sie brauchen passende Mikrofone (auch hier beraten wir Sie).
  • Sie brauchen einen Moderator und eine Assistenz für ihn.
  • Ihre hybride Konferenz braucht einen roten Faden.
  • Streamen Sie alles barrierefrei, brauchen Sie weiteres Personal.

Text, Grafik, Video, Ton – achten Sie auf diese Punkte!

Der Raum beim PARTNERSEITZ Stream hatte Stil – die Einrichtung vervollständigte das weiter.
Eine hybride Konferenz findet parallel statt – Am Ort des Geschehens und online.

Sie brauchen jede Menge Details für eine hybride Konferenz. Lesen Sie unseren Beitrag über Streamen wie in einer TV-Show und erfahren Sie mehr. Hier nur soviel: Was sehen die Zuschauer, bevor die Konferenz startet – ein Video oder ein Bild? Bereiten Sie das vor. Stellen Sie sich die Frage auch für die Zeit nach dem Stream – was sehen die Zuschauer? Denken Sie nach, ob Sie zwischen den Rednern ein Bild oder ein Video zeigen – bereiten Sie es vor.

Kommt ein neuer Redner, blenden wir eine Bauchbinde ein – einen Text mit Namen und Position des Redners vor einem Hintergrund. Wer gestaltet sie und wer kümmert sich um den Text? Brauchen Sie Videos, um Redner anzukündigen oder für die Pausen? Wie zeigen Sie sich oder Ihre Sponsoren – mit Bildern, Logos oder Videos? Denken Sie daran, dass Bilder im 16 : 9 Querformat sind – achten Sie darauf, dass Bilder und Videos in HD oder besser vorliegen – ideal sind 1.920 x 1.080 Pixel.

Redner und ihre Präsentation

Redner feilen gern bis zuletzt an ihrer Präsentation.
Referenten und Experten feilen gern bis zuletzt an ihrer Präsentation.

Redner feilen oft bis zum letzten Moment an der Präsentation – ungünstig für den Livestream. Sprechen Sie ab, wie die Redner präsentieren – mit ihrem eigenen PC oder stellen Sie oder wir einen? Wir testen die Präsentationen vorher – ist das nicht möglich, müssen wir wissen wie die Redner präsentieren. Wir wissen so, welche Adapter und Kabel wir brauchen, um fremde Rechner im Livestream zu zeigen.

Alles rund um Technik für eine hybride Konferenz

Je nach Größe der hybriden Konferenz ist verschiedene Technik nötig.
Egal ob kleine oder große hybride Konferenz – die Technik ist immer individuell.

Jede Konferenz ist individuell. Wir reden vorher mit Ihnen und wissen dann, was wir brauchen. Uns geht es um Kameras und Mikrofone, Kabel und Adapter. Wir kennen bestenfalls auch den Raum, aus dem Sie streamen. Findet der Stream aus unserem Studio statt, ist alles vor Ort – streamen wir von Ihnen, planen wir Team und Technik. Stehen die Redner still oder laufen Sie hin und her? Wie viele Redner sind vor Ort? Gibt es einen Zugang zum Internet über LAN? WLAN, mobile Daten oder einen Ü-Wagen nutzen wir nicht gern. Für diese und andere Fragen sprechen wir mit Ihnen und Ihrer IT. Sie müssen wissen, wohin Sie streamen – ins Intranet oder Internet? Mit Passwort oder ohne? Zu Social Media oder nicht? Wir setzen alles um, was Sie definieren. Das ist auch Teil unserer Leistungen, wenn Sie explizit nur technischen Support für Zoom oder Teams Konferenzen wünschen und die Inhalte komplett alleine planen wollen.

Interaktion mit dem Zuschauer – das brauchen Sie!

Bei einer spannenden Videokonferenz sind alle dabei.
Interaktion ist das A und O für eine gute hybride Konferenz.

Unterhalten Sie Ihren Zuschauer. Integrieren Sie ihn in die hybride Konferenz – das geht mit interaktiven Elementen. In diesem Beitrag schreiben wir über die Vor- und Nachteile von Chats und Feedback-Formularen. Wir befassen uns damit, wie Sie eine Videokonferenz spannender machen. Hier geht es darum, wie Sie eine virtuelle Bühne integrieren und wie Sie Speaker virtuell in eine Live Konferenz holen. Wann Sie eine Konferenzsoftware und wann einen Livestream nutzen, lesen Sie hier. Wichtig ist, dass Sie Optionen haben, um Zuschauer bei Laune zu halten.

Die Werbetrommel rühren für Ihre hybride Konferenz!

Rühren Sie die Werbetrommel für Ihre hybride Konferenz.
Rühren Sie die Werbetrommel für Ihre hybride Konferenz.

Denken Sie nach, wie Sie Ihr Publikum einladen und wer das tut. Wünschen Sie einen Schutz durch Passwörter, sprechen Sie mit uns, wer diese generiert und versendet. Sie schützen entweder den Livestream oder Sie schützen die Seite, auf der er läuft. Werben Sie auf Ihren Social Media Kanälen, senden Sie Newsletter und nutzen Sie E-Mails oder Out of Home Werbung. Starten Sie die alles früh und denken Sie an das AIDA Prinzip (Aufmerksamkeit, Interesse, Desire / Verlangen und Action). Eine hybride Konferenz ist ein großes Projekt – behandeln Sie es auch so.

Moderator und Assistenz – ein traumhaftes Duo

Beim Bibliotheksleitertag 2020 stand der Moderator in unserem Studio.
Ein Moderator ist Gold wert in einem Stream – Hier zu sehen Andreas Mittrowan für OCLC.

Ein Moderator ist Ihr roter Faden – er fängt Probleme auf, kündigt Redner an und hält alle bei Laune. Ein Assistent hilft ihm, wenn er stockt und er kümmert sich um die Zuschauer. Das Duo ist essenziell für eine hybride Konferenz. Verzichten Sie nicht darauf. Lesen Sie in unserem Blog mehr über die Vorteile eines Moderators und welche Rolle sein Assistent spielt.

Für Ihre barrierefreie hybride Konferenz

Eine Gebärdendolmetscherin ist nur ein Teil eines barrierefreien Livestreams.
Eine Gebärdendolmetscherin ist nur ein Teil eines barrierefreien Livestreams.

Gibt es bei Ihren Zuschauern Menschen mit Seh- oder Hör-Problemen, denken Sie an einen barrierefreien Livestream. Setzen Sie einen Dolmetscher ein, der Gebärden zeigt. Nutzen Sie live Untertitel und achten Sie auf eine barrierefreie Webseite. Die BITV 2.0 stellt klare Anforderungen für barrierefreie hybride Konferenzen. Wir Pioniere richten uns danach und mischen den Dolmetscher und die live Untertitel ins Bild.

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